מכון היצוא

טיפים לעבודה מהבית

16 במרץ 2020
מאת: קובי חיון, מאמן ויועץ עסקי

"לעבוד מהבית" – צמד מילים שנכפה בימים האחרונים על בעלי עסקים ונותני שירותים רבים. בימים כסדרם עבודה מהבית נחשבת לסוג של פריבילגיה, והנה פתאום זהו כורח המציאות ורבים נאלצים להתמודדות עם שיטת עבודה שונה מהרגיל, הרגלים חדשים הטומנים בתוכם מוקשים רבים.

להתמודדות הרגילה (והמורכבת) של עבודה מהבית, נוסף אתגר לא פשוט בכלל והוא העובדה שלא רק בעל העסק בביתו אלא גם הילדים. מציאות בה מקום העבודה והמשפחה מעורבבים זה בזה, ונדרש להעסיק את הילדים במקביל לשמירה על שגרת עבודה. מי אמר שהחיים משעממים ?

למרות האתגרים הרבים, לעבודה מהבית יש יתרונות רבים, ואם לומדים לנצל את השיטה מגלים שרמת האפקטיביות שלנו עולה מאד: לצד האופציות הטכנולוגיות המאפשרות לעבוד מהבית ממש כמו ממקום העבודה, להיפגש און ליין ולקיים שגרת פעילות כמעט כרגיל, קיימת החזית האישית והמשפחתית - החיים נוחים בהרבה, ניתן לשלב חיי משפחה ועבודה ולמצוא את נקודת האיזון הנכונה לכם, ולקינוח – אין פקקים בדרך לעבודה ולא צריך למצוא חנייה ליד המשרד. ריכזתי עבורכם מספר טיפים מניסיוני הן כמי שעבד ועודנו עובד מהבית, ובעיקר מתוך ליווי עסקי של עשרות עסקים "מהבית". מוכנים ? בואו נעשה את זה ! טיפים לעבודה מהבית:

מסגרת אישית וגבולות
אחד הדברים שמאפיינים מקום עבודה היא המסגרת שהוא יוצר לנו: קמים בבוקר, מתלבשים, יוצאים מהבית, מגיעים לעבודה, קפה, הפסקה, שולחן וסביבת עבודה, חוזרים הביתה – יום רודף יום... והנה פתאום אין את זה, המסגרת נעלמה ואנחנו בבית. הטיפ הראשון ואולי הקריטי ביותר הוא הצורך ליצור לעצמו את המסגרת לעבודה, מסגרת שתיצור לכם גם את הגבולות בין העבודה למשפחה. איך יוצרים מסגרת ?

  • הקפידו על לוחות זמנים – הפיתוי לקום מאוחר תמיד יהיה, הקפידו להתעורר בבוקר לשגרה שהייתה לכם, להתקלח, להתארגן "לעבודה", להתלבש ממש כפי שהייתם נוהגים ולהגדיר מראש את שעת תחילת העבודה (בשעה בה הייתם מתחילים לעבוד), בשעה היעודה כבו את כל ההפרעות וההטרדות, התרכזו בעבודתכם ומעכשיו זה מה עושים – עובדים.
    הגדירו לעצמכם את שעות ההפסקה (כולל הפסקת צהרים) וסיום העבודה והכי חשוב – אל תוותרו לעצמכם ותגידו "רק לרגע" על עבודות הבית או בישול. בדיוק כפי שבעבר כשהייתם בעבודה לא עסקתם בעבודות בית, כך גם עכשיו לא עוסקים בהם. תסיימו את העבודה – עכשיו "חזרתם הביתה" ואתם פנויים למשפחה, עבודות הבית וכו'. ככל שתקפידו על לוחות הזמנים והמסגרת כך תהיו יותר יעילים בעבודה. ולסיום לא לשכוח להקפיד על תזונה נכונה ולא להיגרר לג'אנק פוד באווירה הכללית, צרו לעצמכם הפסקות פעילות והכניסו ללו"ז שעה ביום של פעילות גופנית.
  • אל תעבדו סביב השעון - הנטייה הטבעית שלנו במצבי משבר היא לעבודה סביב השעון מתוך חושת הלחץ, נטייה זו בשלוב העבודה מהבית עלולה ליצור מדרון מהיר של חוסר איזון בין העבודה למשפחה והחיים האישיים. קבעו מראש את שעת סיום העבודה והקפידו לעמוד בזמנים.
    עבדו בשעות העבודה המקובלות, זכרו שגם הקולגות שלכם עובדים בשעות הרגילות.

  • הקפידו על סביבת עבודה – הכי כיף זה להתפנק בסלון ולעבודה מול הטלוויזיה, זו גם המלכודת הכי אימתנית בעבודה מהבית – הנוחות של הבית. זהירות ! זהירות ! זהירות !

ארגנו לעצמכם פינה בבית, ואם אפשר חדר שניתן לסגור ולבודד מהסביבה המשפחתית, ובו מקמו לעצמכם את כל מה שאתם צריכים כדי לעבוד – שולחן, כסא נוח, עמדת מחשב, אינטרנט, טלפון, מערכת לשיחות וידאו און ליין, שתייה קלה וחמה, כיבוד. הכול כדי שלא תצטרכו לצאת מחוץ לחדר אל הפיתוי הנוח של הספה בסלון או ל"רק כמה דקות ואני חוזר" – כל יציאה ממרחב העבודה תיצור לכם מכשול ועיכוב בעבודה.
בשעה היעודה לתחילת העבודה כנסו לחדר, ומעכשיו עד ההפסקה הראשונה אותה קבעתם אל תצאו, אין ברירה זה הזמן למשמעת עצמית חזקה. אל תוותרו לעצמכם אפילו במילימטר.

  • שימו גבולות ברורים לכם ולבני המשפחה – המשלים של שני הסעיפים הראשונים – אנחנו לא במצב רגיל, ומהר מאד עלולים למצוא את עצמנו כשכל בני מהמשפחה איתנו בקלחת. הזמינות לשאר בני המשפחה עלולה להטעות את כולם – נכון שכולם בבית, ועדיין אנחנו לא בחופשה ! זה לא מובן מאליו לבני המשפחה, צרו למשפחה מערכת של כללים וחוקים, אם ניתן חלקו זמנים בין שני בני הזוג, דאגו לעסוקה לילדים והחשוב ביותר הקפידו על קטנה כחמורה והבהירו לכולם שעל אף שאתם נוכחים בבית, אתם עדיין צריכים להתרכז בעבודה ושיש שעות בהן אתם לא זמינים למשפחה.

מסגרת העבודה החדשה שלכם

אחרי שיצרתם לעצמכם את המסגרת הכללית, זה הזמן להתחיל ולצלול אל מסגרת והתנהלות העבודה החדשה שלכם. הדרך הפשוטה ביותר היא לחקות את הדרך בה פעלתם עד כה, תוך התאמה למציאות החדשה. לדוגמה – אם הייתם נפגשים פיזית עם לקוח וכעת לא ניתן (בגלל הבידוד) העבירו את הפגישה למרחב הדיגיטלי – אותה הפעולה אבל בהתאמה למגבלות הקיימות.

  • הצבת יעדים – אחת הסוגיות המרכזיות מעבודה מהבית היא היכולת ליצור לעצמנו את המוטיבציה והאנרגיה. בדרך כלל אנחנו נטענים באנרגיות מהסביבה החיצונית, מפגישות ואקשן מול קולגות. ופתאום הנה זה חסר, וגם כשהוא קיים פתאום זה דרך הרשת או הטלפון.
    אחד הדברים שיוצרים לי ברמה האישית מוטיבציה הם היעדים האישיים. אני מגדיר לעצמי מה אני רוצה להשיג בכל יום ובמה אני רוצה לקדם את העסק שלי. לא זאת ועוד, אני מקפיד להציב יעדים מאגרים, ושכאשר אעמוד בהם אגיד לעצמי "וואאו, אתה תותח". הציבו לעצכם כמה שיותר יעדים, אל תפחדו, זה הזמן לאתגר את עצמכם. קחו כל יעד ופירטו אותו להגדרות עשייה וכך תצרו לעצמכם מסגרת של מוטיבציה ואנרגיה בעסק, דרייב פנימי שיניע אתכם לאקשן.
  • נהלו את המשימות שלכם – תכננו לעצמכם את השבוע וצרו לעצמכם רשימת מטלות על פי ימים. בכל בוקר פתחו את היום עם רישום מדויק של המשימות היומיות והשתדלו לחלק אותן על פי שעות. אם תקפידו על הסעיפים של המסגרת האישית, תגלו שהתכנון היומי הוא פשוט יותר מאשר בעבודה וזאת בהיעדר הפרעות סביבתיות שקיימות במקום העבודה, אתם לעצמכם ומעט מאד אנשים מפריעים לכם (בהנחה שנטרלנו את ההפרעות האישיות משפחתיות). יש שינהלו את המשימות על גבי דף נייר, אני מאמין יותר בפתרונות הטכנולוגיים - יש הרבה מאד תכנות לניהול מטלות, אם יש לכם מערכת CRM השתמשו במודל המשימות שלה, במידה ולא יש אופציות מצוינות כמו Trello, Assana, Any.do וכמובן שניתן להשתמש בכלים הנפוצים של מיקרוסופט וגוגל. אם אתם עובדים בצוות חשוב לשתף את המטלות דרך הרשת באמצעות קבצים או תכנות שיתופיות (לדוגמה Google -Docs). בסוף כל יום עברו על כל המטלות ובדקו מה הפערים אל מול התכנון וצרו לעצמכם תכנון של יום המחרת. ככל שתנהלו טוב יותר את המשימות שלכם כך תקדמו יותר את העסק שלכם.
  • פגישות וקשר עם הסביבה החיצונית – נכון שכמעט ולא ניתן לקיים פגישות פיזיות, זו לא סיבה לא "לפגוש" אנשים ולהמשיך את שגרת הפעילות שלכם. יש ברשת הרבה מאד כלים ותוכנות לביצוע פגישות און ליין. חלקם חינמיים וחלקם בתשלום. בדקו מערכת שתתאים לצרכים שלכם וקבעו פגישות און ליין. המציאות החדשה יוצרת דווקא הזדמנות לפגוש און ליין הרבה מאד אנשים בעיקר כי לרובם יש כרגע זמן פנוי אליכם. צרו ביוזמתכם קשר עם לקוחות פוטנציאליים, קולגות לשיתוף פעולה, ספקים וצרו לעצמכם פגישות און ליין. בסוף כל פגישת און ליין שילחו מייל סיכום הכולל את עיקרי הדברים שסוכמו כולל מטלות לביצוע. זכרו שלא כל האנשים רגילים לשיטת העבודה הזו וחלקם אף יירתעו משיחות און ליין. במידה ולא מסתדרים עם וידאו – גם שיחות טלפון יעילות ובלבד שקובעים אותן ביומן כמו כל פגישה אחרת.

אם יש לכם עובדים, הקפידו לקיים שיחת וידאו און ליין משותפת כל יום, התחילו אותה בלשאול מה נשמע ברמה האישית ואיך הם מרגישים ורק לאחר מכן עברו לתכלס ולעבודה.

  • גבייה ותשלומים – התקופה הקרובה עומדת להיות תקופה מאתגרת מאד פיננסית. ייחדו זמן לטפול בנושאים הפיננסים של העסק. הקפידו על גביית כספים מהלקוחות במועד כדי לא להיכנס לסוגייה של קשיים שלהם בעמידה בהתחייבויות, גלו התחשבות ככל שאפשר כדי לסייע לאותם שבבעיה תזרימית. ובאותה נשימה הקפידו אתם לעמוד בהתחייבויות שלכם ולשלם לספקים שלכם, המלצתי היא שלא לצבור חובות מול רשויות בכלל ורשויות המיסים בפרט ולא לגרור התחייבויות לתקופה שלאחר המשבר שכן אנחנו לא יודעים עדיין כמה זמן הוא צפוי להימשך ובעיקר מה תהייה עוצמתו הכלכלית והשפעתו על העסק שלנו. הישארו בקשר רציף עם סניף הבנק שלכם, שתפו את הבנקאי שלכם בדילמות ובמידת הצורך חפשו יחד פתרונות. שמרו גרוש פנוי לעת צרה וצמצמו הוצאות ככל האפשר, בשיקול דעת ולא בהיסטריה.
  • פתוח עסקי ושיווק – נצלו את הזמן לחשיבה על העסק שלכם, לאן אתם רוצים לקחת אותו ? מה המוצרים העתידיים שלכם ? בנו לעצמכם תכנית עסקית לימים שלאחר המשבר, בנו תכנית שיווקית, צרו משפכי שיווק חדשים. אם יש פעילויות שניתן ליישם כבר עכשיו – מצוין ! צאו לדרך !
    צרו פגישות און ליין עם קולגות ליצירת שתופי פעולה. זה הזמן לפתח את העסק שלכם כי המשפט "אין לנו זמן לפיתוח עסקי" לא רלוונטי. עבודה מהבית מתאימה במיוחד לאווירת פיתוח עסקי כי היא מנתקת אותנו מהסביבה הטבעית, ניתוק שיוצר לנו אפשרויות רבות לשיבה מחוץ לקופסה והפתרונות הרגילים. לכו על זה ונצלו את ההזדמנות. 
  • למידה מקצועית – הרשת מלאה באפשרויות למידה און ליין. הקדישו זמן עבודה ללמידה והתפתחות אישית ועסקית, בחרו נושא אחד אותו תלמדו כדי לפתח את העסק שלכם. זה הזמן לשדרג את העסק שלכם ולהתפתח. אם יש לכם עובדים נוספים – צרו לכל אחד מהם תכנית הדרכה אישית כדי שאף הוא שינצל את הזמן מהבית ללמידה. עומס העבודה צפוי לרדת וחשוב לנצל את הזמן לדברים שעד עכשיו לא הגענו אליהם. 

ולסיום – היכולת שלנו לנצל את המשבר ליצירת הזדמנויות חדשות היא שתביא את העסק שלנו לשגשוג. העבודה מהבית שנכפתה על רבים מאיתנו היא הזדמנות פז להתפתחות. נצלו אותה. 

על הכותב:

קובי חיון – מאמן ויועץ עסקי, מנחה סדנאות ומרצה (פיזית ואון ליין). פרופיל הלינקדאין של קובי: www.linkedin.com/in/hayonkoby

טעינה