מכון היצוא

כיצד תשפר את סיכוייך לזכות במכרז בינלאומי, מאת יעל שזר

הכנת מענה למכרז בינלאומי היא תהליך הדורש השקעה משמעותית של משאבים למשך מספר שבועות, ובמכרזים מורכבים – אף הרבה מעבר לכך. 

אך סיכויי ההצלחה במכרז אינם נגזרת של פרק הזמן המושקע בהכנת המענה, אלא במידת עמידתו בכלל הדרישות. לעתים קרובות, קרובות מאד, החברה הזוכה היא זו המגישה הצעה העונה באופן המיטבי על כלל הדרישות והמתנסחת בחכמה, ולא החברה שביכולתה לספק את השירותים ברמה הגבוהה ביותר ובמחיר האטרקטיבי ביותר. הדבר נכון גם, ואולי בעקר, כאשר מדובר במכרזים של הבנק העולמי – משימה מאתגרת במיוחד עקב הדרישות האדמיניסטרטיביות הרבות, שחשיבותן אינה נופלת מחשיבות הדרישות הטכניות. יצויין בהקשר זה כי גורמים ממשלתיים רבים, לרוב במדינות הפחות מתקדמות, מבססים מכרזים שהם מפרסמים על הפורמט של מכרזי הבנק העולמי, גם אם אינו משתתף במימון הפרויקט.

לדוגמא, במכרזי הייעוץ של הבנק העולמי הפרק בו מפורטים היועצים הינו בעל חשיבות קריטית, וחלקו בניקוד הכללי של ההצעה הטכנית משמעותי ביותר. כל פרט בטופס אותו יש למלא עבור כל יועץ בנפרד מקבל ניקוד, כך שאם הכנת פרק זה לוקה בחסר – גם אם המציע מייעד לפרויקט צוות ברמה המקצועית הגבוהה ביותר – הוא עלול לאבד בקלות 20 נקודות. הפסד זה, מן הסתם, מסכן את סיכוייו לזכות למרות השקעתו הגדולה בכתיבת המענה, והשקעה זו עלולה לרדת לטמיון.

מקרה הממחיש היטב את החשיבות של תשומת לב מירבית לכל פרט ודרישה: במקרים מסויימים על המציע לשלשל את הצעתו לתוך תיבה בחלון זמן נתון ומוגבל (כאשר הפתח המיועד לכך ננעל בסיומו), ללא מגע עם נציג אנושי. חברה שלא שמה לב למימדי פתח התיבה, שפורטו במסמכי המכרז, הכינה את ההצעה בקלסר שמימדיו היו גדולים אך במעט ממימדי הפתח, וכך נמנע ממנה להגיש את הצעתה בזמן ולהשתתף במכרז.
אתגר נוסף איתו המציע לעתים נאלץ להתמודד נובע מכך שבמסמכי המכרז מתואר פתרון לצורך מסוים, שאינו הפתרון האידאלי. במקרים בהם ניתן להציע פתרון טוב/יעיל יותר, חשוב שהחברה תציג פתרון זה באופן הנכון, בעודה עומדת גם בדרישות כפי שפורטו, כדי לא לאבד ניקוד.  
יתרה מזאת, המחיר שתשלם החברה הזוכה על אי עמידה בדרישות המכרז במענה שהגישה, גם בנושאים לכאורה שוליים (וגם אם הארגון שפרסם את המכרז לא זיהה את אי-ההתאמה או העלים עין), עלול להיות כבד. הדבר עלול לשמש עילה לערעור מצד חברות מתחרות שלא זכו, וכבר היו דברים מעולם, לא פעם ולא פעמיים.

לכן, כאשר ניגשים להכנת מענה למכרז – בפרט אם מדובר במכרז של הבנק העולמי – הצעד הראשון המתבקש הוא קריאה מדוקדקת של מסמכי המכרז ואיתור נושאים שדורשים הבהרה. לעתים קרובות ישנן סתירות בין הסעיפים השונים, הנובעות בדרך כלל מהעתקת סעיפים ממכרזים קודמים. יש לקחת בחשבון שפרק הזמן בו ניתן לקבל הבהרות מוגבל. בנוסף לכתיבת ההצעה תוך הקפדה רבה על העמידה בתנאים ככל שניתן, חשוב להקדיש מחשבה לניסוח "אלגנטי" של הטקסט, כך שיבליט את יתרונות החברה המציעה.

בהצלחה!
הכותבת, יעל שזר, יועצת להכנת מענים למכרזים בינלאומיים.

טעינה

אירוע השבוע